外籍员工工作许可常发生的3类问题

2019-01-23 16:01 | 阅读时间: 7分

管理公司外籍员工的工作许可证照是一项不轻松的工作。因为稍不注意,就会有签证逾期等各种意外情况发生。今天我们特别梳理了外籍员工常发生的3类证照问题,并给出了具体的解决方案。(主要适用上海地区)


处理外籍员工证照问题的3项准备工作


第一,收集并确认关键信息

这一步也是最关键的,只有信息收集的全面和准确,才能制定最优的操作方案,避免操作中出现未知情况,导致办理失败。一般需要收集并确认的关键信息有以下几个方面:



关键项目

需确认的内容

1

工作居留许可

确认剩余有效期

2

工作许可证

确认剩余有效期

原就业证

确认剩余有效期及年检情况(1年期以上的需年检)

3

护照

确认剩余有效期及是否有更换新护照等变更情况

4

临时住宿登记单

确认居住地址与护照号码是否有变更

5

家属情况

确认是否有随办家属

确认家属的护照和签证剩余有效期及是否有变更

6

人员类别

确认外籍员工属于A类还是B类等人才类别

7

确认居留许可办理是否需本人到场(特定国家等)

8

行程安排

确认外籍员工的假期/出差等形成安排情况


第二,依据信息确定操作方案

自从外国人来华工作许可制度实施以来,可以说外籍员工证照的办理难度复杂了很多。为此上海也出台了很多相应的过渡办法、科创政策等,为一些特殊的情况提供一些便利。

所以,掌握好关键的信息+利用好相应的便利政策,就能制定出省时省力的最优方案。当然熟悉每一个申请环节的具体流程、清楚每一种情况的材料要求,是最根本的。


第三,再次确认关键环节及所需材料

以前人有三急,自从做了HR负责管理了老外的工作证照,就有了第4急——“太监急。。。”,对于许多外籍员工,你确认多少次提醒多少次都不为过的,你懂的。。。

一般我们再次确认的主要是以下三个方面的内容:


关键项目

需确认的内容

1

材料确认

确认目前已有的材料情况以及需要再补充的材料;


确认需补充材料的获取方法及取得时间;

3

行程确认

确认外籍员工的行程安排;


明确如不得已需改变行程务必立即告知;

4

设置提醒

确定的关键环节申请材料提交时间设置自动提醒;                

确认的需要补充提供原件材料的时间设置自动提醒;


外籍员工证照常发生的3类问题

一般遇到长的假期,比如圣诞,外籍员工扎堆休假,是最容易出状况的时期。由于老外行程安排多样,经常给问题的处理带来许多麻烦。下面我们就有针对性的来分析一下常发生的3类问题。

第一类 工作许可证(或就业证)先于工作居留许可到期

一般情况,工作居留许可的有效期和工作许可(或就业证)的有效期是一致的,因此会给我们留下两者一致的印象。但实际办理中不一致的情况也有不少。这就会导致忘记延期,工作许可(或就业证)过期的情况。 

这类问题在处理上,一般先办理工作许可证,因这一步的申请时间较长,必须要注意居留许可的有效期,以

免逾期。下面我们以一个案例做分析,让大家直观的了解解决的方法。

例子:外籍员工Johnny 先生,英国人,评估后属于B类专业人才。他持有的是原外国人就业证(有效期至2018.11.01)和工作居留许可(有效期至2018.12.31)。11月15日单位准备办理就业证延期换新证时,无比惊慌的发现他就业证已经过期啦。更棘手的是他12.22日休假回英国,已经订好了机票,2019.1.5回上海。

操作方法:

1.首先办理就业证延期换新证

居留许可的有效期较长,先立即准备就业证延期换新证的材料,完成网上申请。走网上“境内10通道”办理,可免于提供体检、无犯罪证明等材料。但由于以前未提供过学历证明材料,逾期再办需提供学历证明及认证的材料(可先提供学历承诺书,三个月内完成认证后再补充认证材料即可)。

申请周期一般20个工作日,因此12.10前可以办好新的工作许可证。

2.办理工作居留许可证延期

由于Johnny 先生12.22日休假,因此需要在12.13日前完成工作居留许可证延期申请材料的提交工作。


第二类 居留许可先于工作许可(或就业证)到期

这类情况的发生,多是因为上次办理时,护照有效期较短所致。常常发现的时候时,居留许可的有效期已经只剩下几天了。这类问题在处理上,一般先处理居留许可的事情,为避免逾期,可先办理一个停留签证,但要在停留签有效期内完成工作许可(或就业证)延期申请的提交工作。这一步的申请中,各个环节的衔接问题是至关重要的。

例子:外籍员工Johnny先生(对又是他),英国人,评估后属于B类专业人才。他持有的是原外国人就业证(有效期至2018.12.31)和工作居留许可(有效期至2018.12.01)。11月28日又一次无比惊慌的发现他居留许可再有3天就到期啦。更棘手的是他12.22日还要休假回英国,又订好了机票,2019.1.5回上海。

操作方法:

1.首先处理居留许可即将到期的问题

居留许可再有3天就到期了,必须立即着手准备30天停留签证的申请材料,并在3天之内完成申请材料的提交。

申请提交后,一般7个工作日就能取得停留签证,此时无比确认清楚签证的有效期到哪一天,我们需要在这之前完成工作许可证的延期工作。

因为实际操作中,会出现给予的停留签证不足30天的情况,所以必须确认好。如果还是来不及,也不必惊慌,一般还是可以再申请一次停留签。至于具体如何让办理我们会另开一篇专门介绍。 

2.办理工作许可证延期

居留许可还在有效期内的,可以走“原就业证和专家证延期”的通道正常办理延期换新的工作许可证。所需的材料会非常简单,因此,在准备第一步的停留签申请时,需要准备好护照与工作居留许可的彩色扫描件,便于网上申请延期时上传。

注意:这一环节,务必在居留许可到期前完成就业证延期的网上申请材料的上传和提交工作。认定的关键点,就是在申请提交前,你的居留许可是否在有效期内。

3.准备回沪签证的申请材料

由于Johnny先生12.22日开始休假回英国,而新的工作许可证要在12.18日左右才能取得,因此只能先凭停留签出境,回来时还需在中国驻英国的使领馆申请一个签证入境。

一般操作中,可以申请L(旅游)签证入境,也可以由单位出具正式的邀请函等证明材料申请M(商贸)签证入境。

4.办理工作居留许可

在Johnny先生回沪前,准备好申办工作居留许可所需的材料。在其回来后,补充护照原件,完成工作居留许可的申请工作。

注意:这一环节,必须在其入境签证到期前完成,以免逾期。申请材料中需要准备一份盖公章“制证人员信息”,手机扫描取得的工作许可证上的二维码后,打印该网页即可。


第三类 工作许可证(或就业证)/居留许可证逾期了

好吧,这个情况终于还是发生了。熟话说“逾期不可怕,越久越尴尬。。。”相信这是大家最不愿意看到的情况了。想起出入境的那个逾期居留室就让人不寒而栗有没有。解决这类问题的不二法门就是——立(lian)刻(pi)处(yao)理(hou)。不然又能如何?昂?因为,逾期处罚的标准是一天500元,上不封顶啊。
例子:Johnny先生(嗯嗯还是他),英国人,评估后属于B类专业人才。他持有的是原外国人就业证(有效期至2018.12.01)和工作居留许可(有效期至2018.12.01)。12月03日再再再一次无比惊恐的发现他居留许可和就业证都已经逾期了。更棘手的是他12.22日还还还要休假回英国(连续三次都是你,还有脸休假),又又又订好了机票,2019.1.5回上海。
操作方法:

1.首先当然是处理逾期的问题

居留逾期的,需要以最快的速度准备好材料,还要带好Johnny先生本人,去出入境管理局的逾期居留室办理逾期事宜,一般会给到一个30天以内的人道签证。接下来就是要争分夺秒的办理工作许可了。

2.办理工作许可证

已经过期了,就需要重新申办工作许可证了,走“境内10通道”办理。因只能达到B类人才标准,以前未提供过学历证明材料,逾期再办需提供学历证明及认证的材料(可先提供学历承诺书,三个月内完成认证后再补充认证材料即可)。

注意:这一环节,务必在居留许可逾期一个月内完成网上申请材料的上传和提交工作。因为逾期一个月内,可免于提供体检证明和无犯罪记录证明。

3.准备回沪签证的申请材料

与上一个栗子的操作相同,不再赘述。 

4.办理工作居留许可

与上一个栗子的操作相同,不再赘述。

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